Todo mês a mesma rotina: o aluguel entra, a taxa de administração é descontada, as despesas do imóvel são pagas, o saldo é repassado ao proprietário. Uma planilha, um extrato, um print de comprovante. Para a imobiliária, isso é prestação de contas. Para o proprietário que decide questionar um valor dois anos depois, pode não ser.
A diferença entre "eu sempre mandei tudo certinho" e "eu consigo provar que mandei tudo certinho" é o que separa uma administradora tranquila de uma administradora respondendo a uma ação de prestação de contas.
O que a prestação de contas realmente exige da imobiliária
Prestação de contas na administração de aluguel é o dever de demonstrar, de forma documentada e verificável, tudo o que entrou e saiu da gestão do imóvel de terceiro. No contexto imobiliário brasileiro, isso significa que não basta o proprietário "confiar" na imobiliária. A lei presume que quem administra bem alheio precisa provar como administrou, e essa prova tem forma própria.
O art. 668 do Código Civil (Lei nº 10.406/2002) obriga quem administra interesse alheio a dar contas de sua gestão. A imobiliária que recebe aluguel em nome do proprietário, desconta taxa e paga despesa do imóvel está, tecnicamente, numa posição de mandatária. E mandatário que não presta contas de forma adequada assume o risco sozinho quando a relação com o proprietário azeda.
Isso muda a lógica operacional de qualquer rotina de locação, garantias e responsabilidades da administradora: o relatório mensal não é comunicação, é prova.
Por que "mandar a planilha todo mês" não é suficiente
Relatório de prestação de contas é o documento que demonstra, mês a mês, valor recebido, despesa paga, taxa retida e saldo repassado ao proprietário, com lastro em comprovante correspondente a cada lançamento. No contexto imobiliário brasileiro, isso significa que uma planilha sem os documentos que sustentam cada linha não comprova nada sozinha.
E aqui está o problema: a maioria das imobiliárias manda a planilha, mas não organiza o histórico de comprovantes de um jeito que resista a uma disputa anos depois. Proprietário muda de ideia, herda desconfiança de terceiros, entra em conflito familiar e decide questionar valores de gestões passadas. Nesse momento, a imobiliária não está mais explicando um número. Está reconstruindo uma gestão inteira sob pressão.
"Na prática da assessoria preventiva, vejo imobiliárias muito organizadas no dia a dia da cobrança de aluguel e completamente vulneráveis quando alguém pede para provar uma gestão de anos atrás. A rotina resolve o mês. Só a documentação estruturada resolve o processo." - Dra. Drielle Pereira, advogada especialista em Direito Imobiliário em Curitiba
Resultado: a diferença entre uma resposta rápida e uma exposição prolongada está inteira na forma como a imobiliária guardou o que já fez.
DIMOB e o cruzamento de dados que pode expor a imobiliária
Pessoa jurídica que administra locação tem ainda outra camada de obrigação: a Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias, a DIMOB, prevista na Instrução Normativa RFB nº 1115/2010. A imobiliária declara à Receita Federal os aluguéis administrados, os valores recebidos e os proprietários envolvidos, todo ano.
O detalhe que costuma pegar administradora desprevenida: existe prazo formal para essa entrega, e o descumprimento gera multa. Mais que isso, a Receita cruza os dados da DIMOB com a declaração de imposto de renda do proprietário. Se o valor informado pela imobiliária não bate com o que o proprietário declarou, quem primeiro é questionado não é o dono do imóvel. É a administradora que assinou a declaração.
Compliance de prestação de contas, portanto, não é só sobre a relação com o proprietário. É sobre o que a imobiliária está formalmente declarando ao Fisco em nome de terceiro.
Perguntas frequentes sobre prestação de contas na locação
A imobiliária é obrigada por lei a prestar contas ao proprietário?
Sim. O art. 668 do Código Civil impõe esse dever a quem administra bem ou interesse alheio, o que inclui a imobiliária que recebe aluguel e paga despesa em nome do proprietário.
Proprietário pode pedir prestação de contas de anos anteriores?
Pode buscar essa exigência judicialmente, e a análise do prazo e da viabilidade depende do histórico documental disponível e das circunstâncias do caso concreto.
A DIMOB substitui a prestação de contas ao proprietário?
Não. São obrigações distintas: uma é fiscal, perante a Receita Federal; a outra é civil, perante o proprietário do imóvel administrado.
Quem responde se o valor declarado na DIMOB divergir do que o proprietário recebeu?
A divergência costuma gerar questionamento direto à administradora, que assinou a declaração, antes mesmo de chegar ao proprietário.
Um relatório mensal simples já protege a imobiliária?
Depende de como esse relatório foi construído e se está lastreado em comprovante verificável para cada lançamento. Uma análise específica da rotina de documentação indica onde estão as lacunas.
Prestação de contas não é rotina, é prova
Chega um momento em que a organização de anos atrás deixa de ser suficiente e vira o único material disponível para uma defesa: quando o proprietário aciona a imobiliária, quando a Receita cruza a DIMOB, quando o processo de prestação de contas já começou e não há mais tempo de reorganizar nada. Cada transação imobiliária carrega variáveis que só uma análise especializada consegue identificar antes que se tornem problemas.
Tem uma rotina de prestação de contas que nunca foi revisada juridicamente? Fale pelo WhatsApp - a análise começa por aí.
Conheça a assessoria em locação para imobiliárias e administradoras da Dra. Drielle Pereira,
advogada imobiliarista em Curitiba e região.
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